Corto plazo: objetivos y 7 claves eficaces

En el artículo anterior, Objetivos a corto plazo en las organizaciones, conocimos la importancia de los objetivos a corto plazo. Continuando con ello, profundizamos para saber cómo utilizar estos objetivos, estas herramientas, de manera adecuada.

Los objetivos a corto plazo como medios y no como fines

Objetivos a corto plazo

Objetivos a corto plazo

Para progresar y encaminarnos hacia el éxito es muy importante contar con una buena dosis de motivación que perdure en nosotros a lo largo del tiempo. Para ello, nada mejor que elaborar objetivos a corto plazo que permitan mantener la motivación a largo plazo.

Los objetivos a corto plazo facilitan la consecución de logros y alcanzar metas antes de que la motivación decaiga. Así, suponen una buena herramienta, un buen medio para llegar hasta la situación deseada, y no son un fin en sí mismos. Fragmentar los objetivos a largo y medio plazo en objetivos a corto plazo nos ayuda a ir haciendo realidad pequeñas parcelas del “sueño”, lo que alimenta nuestra motivación, el motor de nuestras acciones.

Conviene, en cualquier caso, no perder de vista el verdadero fin: los objetivos generales, y, en última instancia, la Visión de la organización o la Visión personal, pues sin ellos, los objetivos a corto plazo carecen de sentido, e igualmente provocarían la falta de motivación, ya que no se sabe hacia dónde se va. Cuando las circunstancias no son las que más ayudan, cuando los recursos no llegan o fluyen como nos gustaría, cuando faltan manos o el trabajo desborda, si no hay rumbo, si el trabajo carece de sentido, ante los objetivos a corto plazo, que son operacionales (tareas o actividades específicas), oímos cosas del tipo: “paso”; “que lo haga otro”; “conmigo ya no cuentes”; “que vengan los de arriba y lo hagan ellos”; “¿otra vez?, ¿y para qué?”, etc. En definitiva, decaen la motivación, el compromiso y el sentido de pertenencia.

Claves para la utilización adecuada de los objetivos a corto plazo

¿Cómo utilizar de manera adecuada los objetivos a corto plazo? Hagamos hincapié una vez más: los objetivos a corto plazo no son una parte “decorativa” del día a día, no son una mera declaración de intenciones; los objetivos a corto plazo son medios, herramientas, y como tal, están para ser utilizados.

Clave 1. Buena comunicación interna de los objetivos a corto plazo

Por esta razón, están plenamente vinculados a la calidad de la comunicación interna de la organización. Todos los días, cada vez que gestionamos las diferentes tareas o actividades programadas o emergentes, tomamos decisiones: decidimos qué hacer antes y qué después; decidimos qué hacer o dejar de hacer; qué posponemos indefinidamente y qué hay que acabar hoy mismo sí o sí… Lo crucial de todo ello es que en la toma de decisiones están involucradas nuestras creencias o convicciones, nuestros valores, nuestras expectativas, las experiencias pasadas y el estado interno en el que nos encontremos. Por tanto, a la hora de comunicar y utilizar los objetivos a corto plazo hemos de considerar todas esas dimensiones implicadas en la toma de decisiones que nos llevan a ejecutarlos. Los objetivos a corto plazo sólo se utilizarán de la manera más eficaz si en la comunicación que generan (de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, en horizontal) se tiene en cuenta la situación emocional y, en general, el mapa mental de los receptores de esa comunicación.

Clave 2. Implicación en la elaboración de los objetivos a corto plazo

Si los objetivos a corto plazo (como los demás) únicamente se exponen de manera declarativa e impersonal, generarán poca vinculación emocional, y con ello poca implicación y compromiso. Si los responsables de esa comunicación aparecen en escena “casi únicamente” para comunicar objetivos, dado el poco vínculo personal, probablemente generen poco vínculo emocional y otra vez poca implicación y compromiso. Y así podemos seguir poniendo ejemplos.

Esta segunda clave, entonces, está en involucrar a los actores reales que van a ejecutar las acciones provenientes de los objetivos a corto plazo en la elaboración de los mismos. Habrá quien diga: “Eso no es operativo; cuando el número de personas es grande es casi imposible ponerse de acuerdo.” O cosas parecidas. Recordemos aquí que los objetivos a corto plazo son operacionales y comprenden las actividades o tareas de cada área. Esto significa que los objetivos a corto plazo no se formularán para toda la organización, sino que habrán de ser especificados para cada área. Implicar en la formulación de objetivos a corto plazo no quiere decir necesariamente “hacerlo todos todo”, y en los tiempos que corren, cuando el número de personas es grande, hay muchas maneras de involucrar a las personas; una de ellas es a través de aplicaciones tecnológicas.

Clave 3. Desarrollo de capacidades

Cuando los procesos no alcanzan los resultados planificados y deseados por motivo de algunas de las personas implicadas, o cuando se planifican procesos innovadores o procesos que involucran a nuevas personas, conviene tomar conciencia de que un factor de éxito fundamental es el conjunto de recursos personales de que cada uno dispone. ¿Y qué es un recurso personal? Según el enfoque de la PNL, un recurso personal es típicamente cualquier cosa que ayude a una persona o grupo a alcanzar el resultado deseado o a transformar una situación problemática. Una organización necesita elaborar estrategias y ejecutar planes de acción para alcanzar los resultados deseados. No obstante, esta tarea enfocada hacia la actividad principal se puede ver obstaculizada e incluso seriamente limitada si no se ayuda a quienes ejecutan a trabajar su propias capacidades.

Clave 4. Reuniones eficientes

Sin duda, la utilización de los objetivos a corto plazo de manera adecuada como herramientas y medios útiles está en relación con las reuniones eficientes y sus siete claves que las caracterizan. Son reuniones en las que se prioriza la calidad sobre la cantidad.

Clave 5. Utilización de un calendario

Ser una persona organizada es una de las claves para alcanzar cualquier objetivo. Procurar siempre tener a mano un calendario con acciones específicas para llegar a la meta hará más fácil el avance y saber qué hacer en cada momento. Al final del día se puede anotar de la manera que se elija el estado de consecución del / los objetivos en función de las acciones realizadas: esto ayudará a sentirse mejor y a recibir un feedback del grado de compromiso. Podremos servirnos de técnicas como el modelo Canvas u otras. Resulta adecuado tener siempre cerca las metas, pues para alcanzar cualquier objetivo viene bien ser disciplinado y, en especial: planear.

Clave 6. Gestión del tiempo

Junto a la planificación y al calendario, que nos permiten saber qué es lo que queremos hacer y cuándo podemos o conviene hacerlo, resulta de gran ayuda identificar en qué empleamos realmente el tiempo y cuánto verdaderamente nos lleva lo que hacemos. También son muchas las técnicas o variadas las herramientas que podemos utilizar. Algo sencillo es configurar una hoja de cálculo para automatizar las anotaciones de lo que hacemos y el tiempo que nos lleva. De esta manera el feedback que recibamos nos ayudará a gestionar la situación personal, pues lo que hacemos en el tiempo encuentra sus causas en nuestro estado interno y en nuestro mapa mental. Dicho con otras palabras: la gestión del tiempo implica la gestión de los estados mentales y emocionales.

Hoja de cálculo para la gestión del tiempo del Instituto de Alto Rendimiento

Hoja de cálculo para la gestión del tiempo del Instituto de Alto Rendimiento

Clave 7. Acuérdate de soñar

Un objetivo es una situación deseada y soñada, y las metas son sueños con fecha. Si lo puedes imaginar, lo puedes conseguir. Y para conseguirlo es imprescindible saber comunicar. Los objetivos a corto plazo (y a medio y a largo) que no se sueñan, no se pueden comunicar, y hay pocos objetivos que se logren sin la ayuda de otros. Por último, los objetivos a corto plazo, concretamente, nos ayudan a ir haciendo realidad pequeñas parcelas de nuestro “sueño”, lo que alimenta nuestra motivación, el motor de nuestras acciones, ya que los objetivos a corto plazo son “la carne y los huesos” de los sueños…

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