Delegar responsabilidades

El arte de delegar

Delegar responsabilidades

Delegar responsabilidades

Aunque delegar responsabilidades es algo que se tiene en cuenta en prácticamente todas las organizaciones, suele seguir siendo una asignatura pendiente. ¿Por qué? En muchos casos porque se confunde la acción de delegar con quitarse trabajo de encima o con que otros hagan por ti lo que es tu responsabilidad. ¿Qué puede darnos la perspectiva suficiente como para delegar con de forma eficaz? Cuatro aspectos nos darán luz para comprender este arte y para que dicha actividad pueda encajar con maestría en el día a día.

  • Mi propio hábito de trabajo: el principal obstáculo.
  • Hay mil maneras de hacer las cosas suficientemente bien.
  • Delegar dentro de la organización.
  • Outsourcing.

Delegar: entre lo urgente y lo importante

Antes de delegar cualquier actividad o tarea, conviene considerar dos dimensiones críticas: la importancia y la urgencia de la tarea. El siguiente diagrama puede ayudarnos a decidir si deberíamos seguir realizando una tarea o actividad o si nos vendría bien delegar en otra persona.

Desarrollo de un análisis DAFO personal para delegar.

  1. Si una tarea es tanto urgente como importante, deberíamos llevarla a cabo nosotros mismos lo más rápidamente posible.
  2. Si una tarea es urgente pero no importante, probablemente lo más efectivo sea delegar y que la lleve a cabo otro miembro del equipo.
  3. Si una tarea no es particularmente urgente pero es importante, podemos completar la tarea nosotros mismos o delegar partes de ella a miembros del equipo.
  4. Si la tarea no es ni importante ni urgente, podemos posponerla hasta que nosotros u otra persona tenga tiempo disponible para llevarla a cabo.

“La única forma de avanzar en cualquier negocio es seguir delegando.” (Jay Van Andel)

Delegar con eficacia es todo un reto

La necesidad de desarrollar la capacidad de delegar no es algo cuestionado en las organizaciones; sus beneficios son conocidos y deseados. Sin embargo, son todavía muchas las personas con responsabilidades y gran carga de trabajo las que no saben hacerlo. Según John Hunt, de London Business School, sólo el 30% de los managers piensan que delegan bien, y de esos, sólo uno de cada tres es considerado por los miembros de sus equipos como alguien que delega bien. Estos datos ponen en evidencia que resulta imprescindible identificar las limitaciones que se están encontrando en el día a día a la hora de delegar.

Delegar vs. hábitos de trabajo

Delegar implica que varios hábitos personales estén integrados en la conducta de quien delega. Hay quien no delega porque no confía en su equipo, o porque es una persona excesivamente controladora, o porque considera que puede quedar en evidencia que su propio desempeño podría mejorar y tiene miedo; también encontramos personas que no llegan a delegar porque piensan que nadie hace las cosas tan bien como ellas, que nadie es tan perfecto; igualmente encontramos quien no delega porque no sabe trabajar en equipo. Y algo recurrente es que la experiencia de quien delega o ha delegado alguna vez no es del todo buena, y la razón es que la comunicación entre quien delega y el delegado no es efectiva. Y muchas otras anotaciones que podríamos hacer.

Delegar no es tan fácil porque no es únicamente una acción que consista en aplicar determinadas técnicas: se precisa, además, el desarrollo de capacidades personales que, en muchas ocasiones, requiere la desactivación de hábitos de trabajo que llevamos mucho tiempo poniendo en práctica. Y, como son hábitos, son inconscientes, es decir, no solemos darnos cuenta de ellos. Será imprescindible, entonces, el entrenamiento de la atención sobre los propios procesos internos, o dicho de otra forma, la atención sobre cómo hacemos las cosas y no sólo sobre qué cosas hacemos.

Una vez que hemos ampliado nuestra autoconsciencia, estaremos en condiciones de desactivar los hábitos que nos limiten. Gracias a la Neurociencia hoy sabemos que estos hábitos se generan en el cerebro por medio de conexiones neuronales, y que dichas conexiones, que podemos llamar aprendizajes, se comportan como “programaciones” neurológicas. Si desactivamos las programaciones que nos puedan limitar y activamos otras que nos potencien y nos ayuden a delegar con eficacia, estaremos generando los cambios que necesitamos para que delegar se convierta en algo cotidiano y eficaz. Una de las herramientas más potentes de las que disponemos para conseguir estos cambios es la Programación Neurolingüística (PNL).

Delegar es un arte de mil caras

Hay mil maneras de hacer las cosas suficientemente bien. Esto quiere decir que hay más de una forma de estar en lo correcto. Brendan Suhr, durante sus años de campeonato en la década de 1980 entrenando a los Detroit Pistons, comentó: “¿Sabes cuántos entrenadores hay en la NBA? Bueno, pues al menos existe ese número de veces diferentes de estar en lo correcto, porque cada uno de ellos piensa diferente.” Ésta es la clave; no puedes delegar si crees que hay una sola forma de hacer las cosas bien.

Determinados tipos de pensamientos pueden presentarse como elementos configuradores de hábitos limitantes, y con atención y PNL podemos cambiarlos también. Uno de los pensamientos o convicciones relevantes en este sentido es el que he señalado, y por eso no es tan importante cómo la persona delegada vaya a llevar a cabo la tarea sino que la realice bien y a tiempo.

El trabajo con esta convicción es muy relevante en las organizaciones. Que una persona se encargue de todo sólo se justifica cuando no tiene un equipo con el que contar. Pero si hay un equipo o se puede contar con otras personas, no delegar puede ser una pérdida de tiempo y de dinero que, en muchas ocasiones se traduce en aumento de estrés y ansiedad. El resultado es que se acaban perdiendo oportunidades.

Además, el tiempo que se gana al delegar funciones permitirá, como dice John Beeson, pasar de la microgestión a la gestión estratégica, a poder concentrarte en la estrategia global y dedicar tiempo a los temas importantes y urgentes. Y si esto te permite hacer aquello que se te da mejor, estarás aumentando tu productividad.

Por otro lado, si estamos convencidos de que hay mil maneras de hacer las cosas suficientemente bien, podremos supervisar la tarea sin necesidad de ejercer un control que pueda estar afectado por hábitos personales limitantes. Y no caeremos en confundir microgestión con interferir y entorpecer los procesos, incluso hasta imposibilitarlos.

Delegar en la organización o fuera de ella

Otros de los aspectos que dan luz para delegar son la decisión o la posibilidad de delegar en personas de dentro de la misma organización o de subcontratar servicios fuera de ella (outsourcing).

Si en la misma organización se está rodeado de personas inteligentes y talentosas, sería una mala gestión de recursos no darles constantemente responsabilidades nuevas y emocionantes.

Por otro lado, recurrir al outsourcing es hoy más fácil que nunca. Se puede delegar en expertos que suministren sus servicios desde fuera de la organización. El outsourcing es una de las palabras clave de la actualidad.

Pasos para delegar

  1. Perder el miedo a delegar. Y con ello, desactivar los hábitos del trabajo que puedan ser un obstáculo y activar otros que resulten potenciadores.
  1. Decidir qué delegar. Qué es lo que sólo tú puedes asumir; qué es lo que se te da bien a ti, en qué aportas más valor; qué es aquello en lo que más merece la pena que inviertas energía y qué es importante o urgente.
  1. Decidir a quién delegar. Quién puede asumir más responsabilidades, quién tiene capacidad de trabajo independiente, quién tiene potencial y necesita capacitación (facilitar el training adecuado en tal caso), etc.
  1. Explicar bien en qué consiste la tarea. Ser específico, establecer cómo se medirá el desempeño, cómo la tarea está ligada a los objetivos de la empresa, presupuesto, personas con las que se puede colaborar, nivel de autonomía y libertad para la toma de decisiones…
  1. Hacer seguimiento y apoyar. Establecer algún método para la supervisión que permita obtener feedback sobre conductas y sobre resultados en función de objetivos y basado en tiempos y fechas (metas SMART, plan de acción, indicadores de medición por áreas, procedimientos claros…). ¿Cómo se sabrá que se está haciendo bien la tarea y que se están consiguiendo los resultados esperados? Pregunta: “¿En qué te puedo ayudar?” Decide si la tarea de supervisión va a ser delegada también o no.

Recomendaciones para delegar eficazmente

  • Enfócate en los resultados, no en cómo se obtienen.
  • Delega la responsabilidad y otorga autoridad. Y date permiso para que pueda haber errores, pues éstos son oportunidades de aprendizaje y mejora.
  • Practica el reconocimiento: agradece, felicita, recompensa, aprecia, celebra… Y concede el mérito a la persona en quien has delegado, pues el mérito no es tuyo.
  • No readmitas la tarea que has delegado. Si hay dificultades, provee de recursos, habla, apoya, pero persiste en la delegación.
  • Obtén feedback sobre cómo delegas. Elabora unos cauces y establece canales de comunicación para recibir feedback de los delegados de manera que te ayude a mejorar la capacidad de delegar.

Algunos beneficios que se obtienen al delegar

  • Promueve la eficiencia.
  • Aumenta la motivación.
  • Desarrolla las destrezas del equipo.
  • Mayor distribución del trabajo a través del grupo.

Delegar es una necesidad. ¿Quieres más productividad? ¿Vendría bien entrenar para alcanzar mayores niveles de rendimiento? ¿Se puede mejorar la gestión del tiempo y el estrés? ¿Hasta cuándo vas a seguir sin aumentar la capacitación en este arte? Delegar la responsabilidad en expertos a través del outsourcing puede ser tu oportunidad.

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