Las 7 claves de las reuniones eficientes

Reuniones exitosas sí, pero ¿para quién?

Es habitual tener la agenda salpicada de reuniones de carácter periódico que no siempre se llevan a cabo ni resultan exitosas para todas las partes. Si solamente representan un éxito para la persona que convoca la reunión pero no para los asistentes y eso de forma regular, se impone una reflexión. ¿Para quién ha de ser exitosa la reunión? ¿Daríamos por buena una reunión virtual con mal sonido y demasiados asistentes que no participan?

Reuniones eficientes

Reuniones eficaces

Como viene siendo tendencia en muchas áreas de nuestra vida laboral, especialmente en las que implican una inversión, se suele valorar el retorno de la misma con el fin de tangibilizar y medir su éxito.

Bien sabido es que el éxito tiene un componente muy subjetivo y moldeable, si bien atendiendo a la RAE, el éxito es el “Resultado feliz de un negocio, actuación, etc.”. En el entorno de la organización de eventos, cabría esperar que el final feliz tuviera lugar al alcanzarse los objetivos previstos por quien solicita el evento o incluso por quien lo lleva a buen término. Hay sin embargo indicadores que no siempre garantizan el éxito y la eficiencia de la misma, como por ejemplo alcanzar el target en número de asistentes convocados y que no sean los adecuados.

Así pues, podríamos considerar que una reunión es eficiente cuando se consigue un propósito empleando los medios idóneos y con el máximo rendimiento posible.

Las 7 claves para organizar reuniones eficientes

Sea cual sea el grado de experiencia organizando y gestionando reuniones, a modo de recordatorio o check list detallaremos a continuación las 7 claves que a nuestro juicio deberían tenerse en cuenta para una mayor eficiencia del evento y satisfacción de todas las partes involucradas, incluyendo los asistentes.

  1. Convocatoria adecuada al público objetivo

El lugar donde se celebrará la reunión es primordial a la hora de garantizar un buen resultado. Tanto si se trata de una reunión que busca generar impacto como si es una reunión interna, el hotel o lugar ha de ser coherente con el mensaje de fondo. Por ejemplo: si se trata de cohesionar un equipo en una circunstancia delicada, convendría que la sala fuera diáfana, con luz natural y buena ventilación ya que previsiblemente habría que facilitar momentos de descongestión inesperados. La antelación suficiente en la convocatoria también es un factor determinante, puesto que garantiza que las personas que nos interesan tengan su agenda disponible. El margen en el tiempo dependerá de la naturaleza del evento y trasladará una imagen profesional a los convocados.

  1. Objetivos claros

En ocasiones el organizador centra su esfuerzo en convocar restando protagonismo al objetivo de la reunión. ¿Para qué hacemos el evento? No sólo es vital mantener el foco en lo que da sentido a la reunión sino que también es importante transmitir al convocado lo que se espera de su presencia para garantizar una correcta gestión de expectativas.

  1. Involucrar a interlocutores clave en la organización

El hecho de involucrar a algunos asistentes a la reunión en la organización de la misma puede generar efectos muy positivos desde el momento en que nos aseguramos de que el contenido es de su interés y además pueden enriquecerlo con sus aportaciones y su expertise.

  1. Escucha activa

En todas las fases del evento es importante preguntar y escuchar activamente para asegurarnos de que tanto el momento, como su desarrollo y los invitados son los adecuados. Es sorprendente la información de calidad que se obtiene cuando la escucha es auténtica.

  1. Gestión del estrés

Es habitual que las personas que acuden a eventos se encuentren en un estado alterado por tratarse de un entorno diferente o bien porque los temas a tratar generan estados de alta intensidad emocional. Ser capaz de preverlo y gestionarlo de forma adecuada es vital para que la reunión sea eficiente. Si el ambiente no acompaña, difícilmente las personas tendrán una actitud proactiva y una mente enfocada.

  1. Concretar

Si algo marca la diferencia entre una reunión y otra es el hecho de concretar y consensuar o fomentar los siguientes pasos a seguir. Por ejemplo, si se trata de captar nuevos clientes, facilitaremos su acercamiento a través de alguna promoción para mantener el contacto. Si lo que pretendemos es comunicar un cambio relevante para la empresa, nos aseguraremos de que el mensaje y su importancia se transmiten de forma acorde y con la intensidad adecuada.

  1. Orientada a resultados

Una de las formas de medir la eficiencia de una reunión es fomentar los compromisos concretos con fecha de ejecución que puedan facilitar la medición del éxito al que hacíamos referencia. ¿A qué se han comprometido? ¿Tenemos los datos de todos los nuevos contactos para llevarles al siguiente nivel en nuestro embudo de ventas? ¿Mis colaboradores se llevan acciones con fecha de cumplimiento? ¿La asistencia ha sido tan masiva que garantiza la presencia en medios?

¿Más vale calidad que cantidad?

La respuesta definitivamente es sí, mejor reuniones de calidad que aporten valor y que impliquen un uso eficiente de los recursos de la compañía. Están de moda las políticas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) enfocadas en muchos casos al buen uso y racionalización de recursos (materiales desechables, certificados de energía eficiente…) con el objetivo de contribuir a la sostenibilidad del planeta.

Permítame recomendarle, querido lector, que mientras las personas sigan siendo un recurso esencial en las organizaciones, y esperemos que por mucho tiempo, sería muy interesante implantar políticas de “reuniones eficientes y sostenibles por su bajo consumo energético. Y en este caso no hablamos de kilowatios, sino de reuniones de alto rendimiento con uso adecuado del tiempo de las personas convocadas y que cumplan el protocolo de las 7 claves.

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