Optimización de procesos en las organizaciones

Los procesos personales para la optimización de procesos organizacionales

 

Concededme la serenidad para aceptar las cosas que no puedo cambiar, el valor para cambiar las que sí puedo y la sabiduría para establecer esta diferencia.

Epícteto

Optimización de procesos

Optimización de procesos

¿Cuántas veces hemos experimentado personalmente o han compartido con nosotros que muchos de los procesos que se ponen en marcha en las organizaciones no alcanzan los resultados previstos por causa de un mal liderazgo, de la desmotivación o falta de implicación de quienes habían de llevarlos a cabo, por las rencillas entre departamentos o personas en concreto, por mala gestión del tiempo, por no tener en cuenta a todas las personas implicadas…? A la hora de la optimización de procesos, las personas cuentan más de lo que podemos imaginar.

Desde el mundo de la Calidad Total se nos proponen clasificaciones de procesos de este tipo:

Estratégicos: procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus políticas y estrategias. Estos procesos son gestionados directamente por la alta dirección en conjunto.

Operativos: procesos destinados a llevar a cabo las acciones que permiten desarrollar las políticas y estrategias definidas para la empresa y así dar servicio a los clientes. De estos procesos se encargan los directores funcionales, que deben contar con la cooperación de los otros directores y de sus equipos humanos.

De apoyo: procesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las políticas, pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos.

Al detenernos a considerar la optimización de los procesos en las organizaciones necesitamos tener en cuenta la cantidad de recursos que cada persona lleva consigo y que está, o no, poniendo en juego en cada proceso. Algo que no suele tenerse suficientemente en cuenta aún es la importancia de los procesos personales en el conjunto de los procesos de las organizaciones y en su optimización. Este tipo de procesos, más que procesos “de apoyo”, son procesos igualmente fundamentales.

Cuando los procesos no alcanzan los resultados planificados y deseados por motivo de algunas de las personas implicadas, o cuando se planifican procesos innovadores o procesos que involucran a nuevas personas, conviene tomar conciencia de que un factor de éxito fundamental es el conjunto de recursos personales de que cada uno dispone. ¿Y qué es un recurso personal? Según el enfoque de la PNL, un recurso personal es típicamente cualquier cosa que ayude a una persona o grupo a alcanzar el resultado deseado o a transformar una situación problemática. Así, podemos hablar de diferentes niveles de recursos dependiendo del tipo de resultado o del problema que se esté enfrentando. Los recursos pueden venir en forma de apoyo o de oportunidades del entorno; pueden ser claves de comportamiento o acciones; pueden ser estados personales internos, capacidades, habilidades o herramientas personales; pueden ser convicciones o valores empoderadores; una fuerte conciencia de uno/a mismo/a o de la propia identidad; y también puede ser un sentido espiritual o la experiencia de formar parte de algo más grande que uno mismo/a.

Si los recursos personales están insuficientemente desarrollados, será muy difícil o imposible resolver problemas o alcanzar los resultados deseados. Por otro lado, cuando los recursos son robustos y poderosos, en la mayor parte de los casos, los problemas no llegan a emerger porque son resueltos espontáneamente o sin esfuerzo.

Desarrollo de recursos y competencias

Desarrollo de recursos y competencias

En una organización, los recursos no-humanos (financieros, organizativos, tecnológicos, etc.) son fácilmente imitables y, a la larga, el mercado los imita y copia. Los recursos humanos, personales, por su parte, son difícilmente imitables y, por eso, marcan la verdadera diferencia. En los momentos en los que nos movemos ya no son la información ni la tecnología los recursos que generan la especial ventaja competitiva, sino las personas que implementan en el día a día ambas cosas. La tendencia de la orientación a personas en las organizaciones es ya más presente que futuro.

La autogestión de los recursos personales para la optimización de procesos

El principal recurso de que podemos dotar a una persona dentro de nuestra organización es el de aprender a gestionar sus propios recursos, lo que implica aprender a generar las estrategias mentales adecuadas a cada proceso y en cada cambio. La clave, por tanto, del Alto Rendimiento Profesional y del alto rendimiento en cualquier ámbito de la vida es ir “más allá de las técnicas”: se trata de poner el acento, además de en el qué, en el cómo hacemos las cosas cada uno.

En muchos casos, el ambiente laboral y la satisfacción de las personas en sus puestos de trabajo dependen de cómo cada persona haya aprendido internamente a afrontar las situaciones, de cómo haya aprendido a procesar internamente la información, de cómo es capaz de gestionar sus propias convicciones y sus valores, de cómo trabaja sus propias expectativas… En definitiva, de cómo activa sus propios recursos personales. Y sabemos que el ambiente y la satisfacción laboral influyen poderosamente en los procesos de las organizaciones, en su rendimiento y, al final, en la cuenta de resultados, económicos y no económicos. Así, los procesos de calidad requieren que se tenga en cuenta lo-no-evidente en los procesos de personalización. Una organización necesita elaborar estrategias y ejecutar planes de acción para alcanzar los resultados deseados. No obstante, esta tarea enfocada hacia la actividad principal se puede ver obstaculizada e incluso seriamente limitada si no se ayuda a quienes ejecutan a trabajar su propias capacidades. El trabajo con las capacidades, cauce para la optimización del talento de las personas requiere de un training que ayude a “aprender a aprender”, es decir, que posibilite la gestión de las estrategias mentales adecuadas.

¿Y en qué consisten las estrategias mentales? De forma resumida, se trataría de identificar las competencias inconscientes (hábitos) que nos han venido bien hasta ahora (o no) y que nos puedan limitar ante los nuevos retos, y desarrollar las nuevas competencias (nuevos hábitos) que se necesitan para ejecutar el plan de acción estratégico de la organización, hasta el punto de que esos nuevos hábitos sean ejecutados inconscientemente por nuestro cerebro. Las personas más talentosas suelen ir ascendiendo, conforme al Principio de Peter, hasta su nivel de incompetencia, donde se estancan y se afincan en puestos en los que su talento parece que ya no es suficiente. La razón no es que hayan perdido su talento, sino que sus estrategias mentales no estaban preparadas para las nuevas responsabilidades. Y esas estrategias se pueden modificar aprendiendo a gestionar las propias competencias. Se trata de “reprogramar el software mental” para que la misma “máquina” con la que contamos pueda ejecutar con éxito las nuevas acciones incorporando la experiencia que trae consigo.

La toma de decisiones

Uno de los enfoques para la toma de decisiones en las organizaciones pretende disponer de una nutrida reserva de talento capaz de adaptarse a las necesidades en materia de decisiones estratégicas. Pero esa adaptación está condicionada y limitada por los aprendizajes previos en forma de conocimientos, recuerdos y experiencias, y gran parte de esto se encuentra en la “zona no-evidente” e inconsciente de los procesos de personalización. Como consecuencia, el resultado y el fruto de la toma de decisiones estarán en función de la capacidad de los responsables para adaptarse a las necesidades que las decisiones estratégicas impliquen. Y esa adaptación requiere, en multitud de casos, la modificación de las estrategias mentales de cada responsable involucrado en el proceso, estrategias con las que se ponía en juego el talento hasta entonces.

Conviene referirnos al talento, por tanto, como una función y, así, como algo dinámico y potencial, y no como algo nominal, estático y unívocamente disponible. El talento se posee y también se desarrolla. Y, sobre todo, estará disponible en la medida en que se haya aprendido a potenciarlo a través de la gestión de las competencias. A las organizaciones les interesan las personas con talento (y por eso también les interesa la diversidad y la gestión de la diversidad), y mucho más las personas que han aprendido a gestionar su talento, pues son las que alcanzan niveles de Alto Rendimiento.

A la hora de tomar decisiones nos ayuda tener en cuenta lo siguiente:

  • La capacidad de logro no es estática, es dinámica y variable.
  • La capacidad de logro no está predeterminada.
  • La capacidad de logro no es una simple relación de causa-efecto.
  • La capacidad de logro depende del sistema de organización y de las capacidades individuales.
  • La capacidad de logro depende más de la cultura de la confianza en las personas que del control de la organización sobre éstas.

Training en Alto Rendimiento Profesional para la optimización de procesos

La optimización de los procesos implica, como hemos visto, el desarrollo de los recursos y de las competencias personales. Un training que conduzca hacia la optimización de procesos habrá de ocuparse de varios aspectos y de diferentes dimensiones de las personas.

  1. Focalización de la mente para el entrenamiento de la atención y la recuperación cognitiva. Para ello, la Neuromeditación es fundamental.
  1. El liderazgo personal y la autoconciencia. La atención a los otros y la atención al sistema.
  1. La gestión del estrés (para lo que, de nuevo, la Neuromeditación es imprescindible), de los estados emocionales y el desarrollo de la personalidad.
  1. La generación de estados creativos y el diseño de estrategias eficaces mentales y organizacionales.

Si tu organización empresarial, educativa o social necesita un Training en Alto Rendimiento Profesional para la optimización de procesos, contacta con nosotros.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>