La optimización de recursos y la generación de valor

Al hablar de la optimización de recursos en las organizaciones, es frecuente confundir la optimización con la productividad, el rendimiento, el ahorro o el beneficio. Cualquiera de estos conceptos y las actividades que conllevan tienen sentido en relación a los objetivos que se pretendan. Y el gran objetivo al que hay que mirar siempre en todas las organizaciones, sean del tipo que sean, es el de añadir o generar valor para la sociedad. Si la optimización de recursos no tiene el foco puesto en última instancia en la creación de valor, puede que a corto y medio plazo la organización sea productiva, alcance niveles altos de rendimiento, ahorre y tenga beneficios; pero, a la larga, si no se está aportando valor real a la sociedad (clientes internos y externos), las ventas de productos o servicios caerán y la organización dejará de existir. Podría llegar a ocurrir que se obtenga a corto plazo una gran rentabilidad y no sobrevivir la organización a largo plazo. Y también puede ocurrir que un aumento en el gasto o en la inversión conduzcan a beneficios más altos a largo plazo y a la sostenibilidad de la organización. Por ejemplos como éstos se comprende que la optimización requiere de una perspectiva mayor.

Por otro lado, la optimización de recursos se refiere más a los procesos que a los resultados: dados los resultados deseados, ¿cómo podemos alcanzarlos mejorando la gestión, empleando menos recursos y añadiendo más valor? En estos procesos intervienen la gestión administrativa interna, la gestión financiera y económica, la aplicación e innovación tecnológica, la gestión de los recursos materiales y la gestión de los recursos humanos. Y todo ello se puede reducir a una doble gestión:

1. La optimización de los recursos mecánicos y tecnológicos.
2. La gestión de los recursos humanos que hacen posible todas las actividades humanas, mecánicas y tecnológicas en la organización.

Nos vamos a referir a continuación a la optimización de los recursos humanos, si bien antes conviene aclarar a qué nos referimos con la optimización de recursos.

Qué es la optimización de recursos

Optimizar se refiere a la mejor manera de realizar una actividad. La optimización de recursos, por tanto, está relacionada con la mejora de las formas de utilización de los recursos para la actividad principal de la organización y de las actividades secundarias con el foco puesto en la principal.

La optimización de recursos implica la búsqueda de la mejor solución (en línea con la optimización matemática). Y sabremos que hemos optimizado algo (una actividad, un método, un proceso, un sistema, etc.) cuando hayamos efectuado modificaciones en las formas habituales de proceder y hayamos obtenido resultados que estén por encima de lo cotidiano y de lo que se podía esperar. Y esa mejor solución no es una “receta”, sino que estará en función del objetivo que se persiga.

En cualquier caso, la optimización de recursos guarda estrecha relación con la eficacia y la eficiencia: una mejor solución habrá de aportar una consecución mayor de resultados o un menor empleo de recursos para la consecución de los mismos resultados; y lo deseable es que aporte ambas cosas.

Desde la óptica de la gestión del talento, en este artículo dejamos de lado la optimización de los recursos mecánicos y tecnológicos para tratar de arrojar luz en la gestión de los recursos humanos. En esta mejora, con el foco puesto en la generación de valor y en los procesos, dada la importancia de los recursos humanos a la hora de hacer posible el desarrollo de la actividad organizacional, podemos incidir en actividades como:

• Invertir en innovación.

• Fomentar el teletrabajo.

• Invertir en capacitación y entrenamiento del personal.

• Subcontratar procesos no esenciales (outsourcing).

• Adoptar nuevas tecnologías de información y comunicaciones.

• Implementar herramientas de gestión documental.

Campos concretos para la optimización de recursos

A continuación ofrezco un elenco de posibles áreas o campos desde los que conseguir la optimización de recursos dentro de las organizaciones. En cada uno de ellos se pueden encontrar varios vínculos con artículos relacionados que ayudan a profundizar en la búsqueda de la mejor solución.

• La gestión del estrés y de la carga mental del trabajo.

Riesgos laborales: prevenir el estrés

Estrés y carga de trabajo

Estrés y alto rendimiento

Neuromeditación en el trabajo

• La gestión del tiempo.

Las 7 claves de las reuniones eficientes

• La supervisión y la delegación.

Delegar responsabilidades

Estrategias corporativas: 7 claves para añadir valor

Cómo lograr tus objetivos en el trabajo

5 claves para la clarificación de las líneas de acción

Cómo comunicar con efectividad

• El liderazgo.

Liderazgo interior

Falta de liderazgo

Decisiones: ¿cómo tomarlas?

Comunicación interna: ¿me oyes o me escuchas?

• La planificación.

Objetivos a corto plazo en las organizaciones

Corto plazo: objetivos y 7 claves eficaces

Planificar o no planificar: ésa es la cuestión

• La gestión del cambio.

Nuevas opciones: necesidad, tarea y actitud

La gestión del cambio, una necesidad en las organizaciones

• La gestión del clima laboral y la motivación.

Clima laboral: 5 factores clave para motivar

El buen ambiente de trabajo ahorra 30 millones

Cómo medir la satisfacción laboral en el siglo XXI

Encuesta de clima laboral

Motivación laboral: 4 claves para entrenarla

Motivación en el trabajo: factores que influyen

• El trabajo en equipo.

Falta de coordinación: una silenciosa enfermedad

Trabajo en equipo: cómo hacerlo con éxito

Trabajo en equipo: cómo identificar patrones que movilizan

• La gestión del talento.

4 pasos para optimizar tus propias habilidades y lograr el éxito

Talento: 9 ideas low cost para su gestión (I)

Talento: 9 ideas low cost para su gestión (II)

Talento: 9 ideas low cost para su gestión (III)

El lenguaje del éxito: 4 claves para dominarlo (1)

El lenguaje del éxito: 4 claves para dominarlo (2)

Alto rendimiento: cómo optimizar procesos

Optimización de procesos en las organizaciones

Gestión de la diversidad en las organizaciones

• La innovación.

Falta de innovación y adaptación

• La gestión de conflictos

Malentendidos: claves para evitarlos

Conflictos laborales

Cómo mejorar la comunicación

La optimización de recursos implica un desarrollo en capacidades para lo que la formación del personal de las organizaciones es imprescindible. El entrenamiento de lo aprendido y su aplicación en cada una de estas áreas es una combinación efectiva para encontrar las mejores soluciones.