Plan de acción: ¿algo más que un documento?

Para qué un plan de acción

Plan de acción

Plan de acción

Parece que está de moda planificar y desarrollar planes de acción en las empresas con distinto horizonte temporal. Pero, ¿es importante elaborar un plan de acción? ¿Cuál es la vigencia de tiempo recomendable? La respuesta a la vigencia es tan relativa como la importancia del mismo. Cualquier empresa, grande, mediana o pequeña debería de tener un plan de acción que sirva de guía ante cualquier decisión que comprometa el presente y el futuro de la empresa.   Y a su vez, los distintos departamentos deberán desarrollar su propio plan de acción alineado con los objetivos generales de la empresa.

Por ese motivo es fundamental que los planes de acción fluyan de arriba hacia abajo, siendo validados por todas las partes implicadas. Sólo cuando sabemos hacia dónde nos dirigimos como empresa, podemos optar por una u otra estrategia. Porque los planes de acción son eso: la clarificación de las líneas de acción a seguir por todas las personas que integran el equipo con el fin de alcanzar las metas u objetivos definidos.

Antes de definir la estrategia…

Todo el tiempo que se invierta en reflexionar sobre la estrategia a seguir antes de plasmarla en un plan de acción, se traducirá en ahorro de recursos y optimización del tiempo en la toma de decisiones posteriores.

En el proceso de definición de objetivo y estrategia a seguir, es más que recomendable considerar la situación de mercado actual y previsiblemente futura, aunque a veces el futuro nunca llegue… A través de un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) podremos reflexionar sobre nuestros objetivos, teniendo como referencia nuestra situación actual, la de nuestra competencia y las oportunidades de negocio que identificamos.

Fruto de dicha reflexión, se definirán objetivos SMART:

  • S específicos y concretos
  • M medibles
  • A alcanzables y realistas
  • R relevantes y motivadores
  • T definidos en el tiempo

Presta atención a la calidad de tus objetivos, porque ellos determinan en quién te vas a convertir. (Monika Suso)

Una vez definida la estrategia de la empresa, el siguiente paso es plasmarla en un plan de acción que a su vez detalle las acciones concretas en un espacio temporal y los responsables de las mismas.

Sin acción no hay resultado

Una vez definidas las líneas de actuación, llega el momento de pasar a la acción. De nada sirve un flamante plan de acción si no pasa de la teoría. En ocasiones los planes de acción se emplean para acallar conciencias y se guardan en un cajón o se enmarcan, pero sin acción y sin comunicación no hay resultados.

El compromiso y la llamada a la acción se producen cuando el plan de acción se materializa en el calendario, estableciendo hitos temporales y las distintas acciones a llevar a cabo para avanzar en el logro de cada objetivo. Nuestra propuesta pasa por emplear una gráfica de Gantt tan compleja como sea necesaria, en la que se detallen las distintas acciones/tareas/actividades a llevar a cabo, los tiempos previstos con mayor o menor detalle y los responsables de dichas acciones.

Ejemplo de una gráfica Gantt

Ejemplo de una gráfica Gantt

Preferentemente se debería involucrar a los responsables de cada tarea en la elaboración del plan de acción con el fin de obtener su compromiso y validación desde el inicio. En todo caso resulta indispensable la implementación de un plan de comunicación interna adecuado que garantice la transmisión de la información de arriba hacia abajo y que permita que fluya de abajo hacia arriba.

La información no cambiará tu vida, la acción si lo hará. (Anthony Robbins)

De qué depende el éxito de un plan de acción

Como señalábamos anteriormente, hay circunstancias internas que podemos controlar, como es el proceso de diseño, elaboración, comunicación y ejecución del plan de acción. Igualmente se recomienda definir planes de contingencia y protocolos de actuación en caso de que se produzcan algunos cambios difíciles de prever y sin embargo factibles, que nos aporten flexibilidad y rapidez en la respuesta. Un ejemplo sería la devaluación de la moneda en países en los que operamos, la baja de algún cargo importante en la organización, el lanzamiento de producto fallido etc.

Sobre las circunstancias externas, salvo excepciones, en la mayoría de las ocasiones podremos influir poco o nada: estabilidad política, cambios en la economía mundial, catástrofes naturales y otros acontecimientos de orden social. Precisamente por ese motivo deberíamos focalizar nuestros esfuerzos en aquellas áreas que aparentemente sí podemos gestionar, aceptando que las reglas del juego pueden cambiar en cualquier momento.

Resumiendo, algunos de los pasos que pueden contribuir de manera efectiva al éxito del plan de acción son:

  • Respetar el orden en las fases de creación del plan
  • Involucrar en su elaboración a las personas adecuadas en los momentos cruciales
  • Profesionalidad en la definición de los objetivos. Éstos han de ser claros, concisos, motivadores y realistas.
  • Adecuada comunicación interna: todos los miembros de la organización deben conocer los objetivos de la empresa y sentirse partícipes de los mismos.

Beneficios de un plan de acción en la empresa

  • Facilita la comunicación interna entre los empleados de la organización. Es imprescindible que todos conozcan los planes y objetivos generales con el fin de que los objetivos departamentales e individuales estén alineados con el plan de acción.
  • Fomenta la eficacia. El establecimiento de prioridades y plazos de ejecución permiten que la operativa sea fluida y disminuye el margen de error. Todos saben cuál es su tarea y cuándo se ha de completar.
  • Permite evaluar y establecer mecanismos de corrección durante el desarrollo del plan en caso de que sea necesario. Se abre la posibilidad de “arreglar lo que no funciona”.

La derrota temporal deberá significar una sola cosa, el conocimiento de que hay algo malo con su plan (Napoleón Hill)

  • Revela el talento. El trabajo en equipo y los diferentes retos que surgirán en el proceso permite identificar talentos clave en la organización.
  • Facilita el reconocimiento por logros y permite diseñar políticas de retención de talento adecuadas a las circunstancias.
  • Mejora el clima laboral y aumenta el compromiso. Necesitamos saber hacia dónde vamos para dar sentido a lo que hacemos. Compartir objetivos, superar desafíos y celebrar logros individuales o de grupo fomenta el sentimiento de pertenencia.

No importa lo que sintamos o sepamos, no importan nuestras dotes potenciales o talentos, sólo la acción les da vida… No puedes atravesar el mar simplemente mirando al agua. (Rabindranath Tagore)

Un plan de acción diseñado en el momento adecuado no sólo tiene múltiples beneficios, además añade un propósito al quehacer diario de cada colaborador, orientándole a una meta común y compartida. En definitiva, permite optimizar los recursos y fomenta Profesionales de Alto Rendimiento.

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